En virtuell administrativ assistent är en administratör som jobbar online på distans och som du hyr in efter ditt och ditt företags behov. Det kan vara per timme, återkommande timmar varje månad, projektform eller punktinsatser vid arbetstoppar.
Det viktigaste för ett effektivt samarbete är en bra dialog och tydliga arbetsuppgifter, vilket gör att det går snabbt för oss att komma in och bli en avlastning för er. Trivs du med din virtuella assistent är det givetvis en fördel att kunna bygga ett långsiktigt samarbete, eftersom vi då lär känna varandra och arbetet flyter på ännu effektivare.
Kommunikation och möten sker via telefon, videosamtal, e-post, eller annat kommunikationsverktyg beroende på vad du föredrar och vad som passar för arbetsuppgifterna. Är ditt företag baserat i Stockholm kan vi gärna ses över en kaffe eller lunch, så får ni träffa oss personligen innan vi kör igång!
Är du inte teknisk, oroa dig inte, vi hjälper dig pedagogiskt genom allt vid behov!
Så här kan vi avlasta dig och ditt företag:
KUNDSERVICE
- Kundservice via e-post och sociala medier (svara på inkommande meddelande på alla kanaler)
- Kontaktperson till kunder
- Kontaktperson till externa aktörer
- Kundvård
EKONOMI
- Digitalisera/automatisera och effektivisera era flöden kring ekonomin
- Kvittohantering (operativt gå in och göra, men även automatisera/digitalisera)
- Hantering av utlägg
- Inlämnande av underlag till redovisningsbyrå
- Fakturahantering av kundfakturor och leverantörsfakturor (skapande av fakturor, hålla kolla på fakturainbetalningar och betalning av fakturor)
- Skapa och skicka offerter
SOCIALA MEDIER
- Skapa och uppdatera sidor i LinkedIn, Instagram och Facebook
- Schemaläggning av inlägg
- Hantera meddelanden och kommentarer i sociala kanaler
Det här är enbart förslag på arbetsuppgifter, givetvis går det anpassa efter dina specifika behov. Vi har tillsammans gedigen erfarenhet inom det mesta avseende administration, så möjligheterna är oändliga!
REKRYTERING
- Administrativ stöttning om ni ska sköta egen rekrytering
- Skriva annonser
- Publicera i för er passande forum
- Första kontakten för kandidater
- Första standardiserad intervju
ADMINISTRATION
Processarbete:
- Utveckla och förenkla administrativa flöden och processer
- Organisera mappstrukturer och sortera upp företagets filer
- Skapa och uppdatera SOP:ar och policys
- Uppdatera kvalitetsledningssystem
- Digitalisera arbetssätt
Content:
- Utforma och sammanställa texter
- Korrekturläsande av redan existerande texter
- Layout av tidningar, nyhetsbrev, annonsblad, broschyrer osv
Kalender/bokningar:
- Kalenderhantering
- Bokningar (resor, hotell, restaurang, konferenser, afterworksaktiviteter)
- Schemaläggning
- Tidsrapportering
Ledning/styrelse:
- Mötesinbjudningar, styrelsemöte/ledningsmöten/ägarmöten
- Protokollförande
- Sammanställningar inför möten
- Skrivande av styrdokument
- Stöttning vid skrivande av offentliga upphandlingar
Inköp/orderhantering:
- Orderhantering B2C och B2B
- Lageradministration online
- Lagerorganisering (inkl ett första besök på fysiskt lager)
- Uppdatera lagervärden
- Inköp (antingen större produktleveranser eller enklare inköp till kontoret
Allmän administration:
- Administrera kundregister och medlemsportaler
- Administrera befintlig hemsida och e-handel
- Administrera CRM-system
- Skapa formulär, enkäter och utvärderingar
- Statistiksammanställningar
- Research online
Så här arbetar vi tillsammans:
1. Boka ett första kostnadsfritt möte
Finns behov bokar vi in ett första kostnadsfritt möte, där vi diskuterar ditt företags behov samt förslag på möjliga upplägg avseende arbetsuppgifter och tidsåtgång. Mötet sker via telefon eller digitalt via video, vad som passar dig bäst.
Distansarbete:
Vi diskuterar här vilka digitala arbetsverktyg just vi behöver för ett effektivt samarbete. Vi stöttar er vid behov att hitta passande verktyg.
2. Avtal
Vi sätter ihop ett avtal med tydlig uppdragsbeskrivning efter vad vi kommer överens om under mötet. Avtalet skickas digitalt, granskas av dig och när vi är överens skriver vi båda under avtalet digitalt.
Distansarbete:
Vi löser allt digitalt och guidar dig vid behov.
3. Uppstartsmöte
När avtalet är signerat kontaktar vi dig för att boka in ett uppstartsmöte, där vi planerar detaljer kring arbetet tillsammans. Arbetet drar sedan igång på överenskommet datum.
Distansarbete:
Det är här vi börjar strukturera upp vad vi behöver för att kunna utföra arbetsuppgifterna på distans, såsom inloggningar till olika system.
4. Under avtalstiden
Vi har kontinuerlig kontakt och avstämningar under avtalstiden, för att kunna anpassa arbetsuppgifterna efter dina behov.
Distansarbete:
Avstämningarna sker enligt överenskommelse avseende både tidsintervall och på vilket sätt (telefon, mail, videomöte eller via digitala kommunikationsverktyg).
Arbetsverktyg vi har erfarenhet av:
Abicart
Airtable
Asana
Basecamp
BokaDirekt
Bokio Bokföring
Bokio Fakturering
Briljant
Canva
ClickUp
Cliento
Dicom Expense
Dropbox
Fortnox Fakturering
Fortnox Leverantörsfakturor
Fortnox Lager
Fortnox Order
Google kalender
Google Drive
Google Meet
Google Workspace
HighLevel (GoHighLevel)
Hubspot
LogiqRMA
Loom
Meta Business Suit
Microsoft 365:
Microsoft Excel
Microsoft Office
Microsoft Powerpoint
Microsoft Publisher
Microsoft Teams
Microsoft Sharepoint
Microsoft Word
Notion
One - hemsideprogram
One - mail
Ongoing WMS
Outlook Email & Calender
Paraplyet/ParaSol
Pexels
Pipedrive
Pixabay
Pixabet
Pleo
Resursbokning
SEB
SecuraNova
Signal
Skype
Slack
Squarespace
Swedbank
Tele2 - växelsystem
Toggl
Trello
Visma eEkonomi
Visma Sign
WooCommerce
WordPress
Zendesk
Zoom
✔️Nya system är inget problem att lära sig, så vad du än använder i ditt företag hittar vi ett sätt att arbeta med dem.
✔️Har ni inte de verktyg ni behöver i er verksamhet hjälper vi er hitta dem som är mest optimala för just er.
Copyright © Happy Workflow AB 2024